De informatievergadering binnenstebuiten gekeerd

Tijdens een openbaar onderzoek is het soms verplicht om een informatievergadering te organiseren. Bijvoorbeeld bij de bouw van windmolens. Maar wat dit precies is, duidt de wetgever niet. Wij zochten het voor je uit.

Is een informatiemarkt ook een informatievergadering? Of moet het een plenaire zitting zijn waar de initiatiefnemers een toelichting geven? Het begrip informatievergadering leidt in Vlaanderen wel eens tot verwarring. We staken ons licht op bij diverse specialisten. De conclusies zetten we op een rij.

De wetgever legt de verplichting voor een informatievergadering en enkele randvoorwaarden op bij bepaalde vergunningsaanvragen. Bijvoorbeeld voor de bouw van een windmolen of wanneer een milieueffectenrapportage verplicht is. Ook het tijdstip binnen het openbaar onderzoek ligt vast. Net als de partijen die ervoor uitgenodigd moeten worden. Ook de aankondiging, toelichting door de aanvrager en de mogelijkheid tot vragen, verslag en digitale vorm zijn in de wet opgenomen.

De concrete vorm van de informatievergadering is vrij in te vullen. Zowel een infomarkt, loketmoment als een webinar kunnen perfect aan de verplichting voldoen. Er moet wel aan de wettelijke voorwaarden worden voldaan en de vergunningverlenende overheid en de aanvrager moeten ermee instemmen.

In de praktijk valt de keuze van het format vaak op de fysieke infomarkt of een variant daarvan. Niet onlogisch: een infomarkt heeft belangrijke voordelen voor zowel de bezoeker als de organisator, zeker in vergelijking met een klassiek plenair format. Daar staat de spreker vooraan, volgt iedereen vanuit de zaal en is er pas achteraf ruimte voor vragen.

Dan is een infomarkt een stuk flexibeler. Bezoekers komen en gaan op het uur dat voor hen het best past. Vaak is het ook makkelijker om vragen te stellen en in te zoomen op de persoonlijke impact. Bij gevoelige projecten kunnen luidruchtige tegenstanders niet alle aandacht naar zich toe trekken. Zo kunnen meer neutrale bezoekers wél vragen stellen over de informatie waar zij naar op zoek zijn.

Ondanks de vele voordelen van een infomarkt bestaat er soms nog onduidelijkheid over het verplichte verslag. De kernvraag is eenvoudig: kun je van een infomarkt wel een degelijk verslag maken? Het antwoord is ‘ja’.

Online vind je intussen al heel wat voorbeelden terug. Het gaat meestal niet om letterlijke transcripties. Vaak valt de keuze op samenvattingen van de toelichting, de opmerkingen en de antwoorden. Die geven een heldere impressie weer van een infomarkt, zeker als je alles groepeert per thema of onderdeel.