Een kickstart voor je communicatie

Een goede voorbereiding is het halve werk. Wie kent de uitspraak niet? In de startfase van een omgevingsproject gaat die zeker op. Met deze zeven tips maak jij een vliegende communicatiestart.

Formuleer de communicatieverwachtingen vanaf het begin van je omgevingsproject helder. Schrijf ze uit in één document en laat deze verwachtingsbrief goedkeuren door de projectleider of alle partners.

Een typisch project heeft een duidelijk start- en eindpunt met meerdere mijlpalen tussenin. Iedere nieuwe fase vraagt om andere afstemming en besluitvorming. Maak helder wie op welk moment betrokken moet worden, zowel intern als extern. En wie op welk product meekijkt of beslist. Zo loop je minder risico op vertragingen.

Niets zo ongemakkelijk als elkaar vragend aankijken wanneer een deadline is gemist. Dat voorkom je door de verantwoordelijkheden van elk teamlid scherp af te bakenen. Wie is het eerste aanspreekpunt? Wie bewaakt het budget en de planning? Leg alle taken vast.

Het teamlid dat het tijdschema bewaakt, kan niet zonder overzichtelijke tijdlijn. Leg met je team de mijlpalen en harde deadlines van het omgevingsproject vast. Houd rekening met aanlevertermijnen van documenten voor bestuurders.

Verwacht je gevoeligheden in je project? Of momenten waarop de telefoon van de woordvoerder roodgloeiend staat? Bereid je hierop voor. Breng risico’s vooraf in kaart, weeg ze af en spreek een crisisaanpak af.

En goede omgevingsprojecten. Maak duidelijke afspraken over contactmomenten, een gedeelde opslagplek voor documenten, wanneer je extern communiceert en wat je kernboodschap is.

Uit elk project valt te leren. Organiseer aan het einde een evaluatiemeeting. Wat ging er goed? Waar kon het beter? Maak er een kort verslag van en neem de inzichten mee in een volgend project.