Comment organiser une séance d’information ?

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Hourra ! Une nouvelle étape importante dans votre projet ! Il est temps d'organiser une séance d'information. Découvrez sept facteurs indispensables pour un scénario sans faille.

Un jour ouvrable pour la livraison des panneaux d'information, cinq jours ouvrables pour l'imprimeur, des cycles de feedback avec les ingénieurs, sans oublier le temps nécessaire à la mise en page et à la rédaction. Mieux vaut donc commencer à préparer votre séance d'information bien à l'avance. Un rétroplanning bien pensé vous évitera bien des tracas. Un outil tel que tomsplanner.com vous aide à garder facilement une vue d'ensemble.

La salle idéale est spacieuse, lumineuse et facile d'accès. Visitez les lieux à l'avance et dressez une liste du matériel dont vous aurez encore besoin : des tables ou un éclairage supplémentaire aux rallonges et multiprises. Et encore un conseil : pensez à aménager un petit coin à part avec une table et quelques chaises. Cela vous permettra d'aborder les questions délicates ou les conversations privées dans le calme.

Une séance d'information avec peu de visiteurs, c'est vraiment triste. Réfléchissez à l'avance au public que vous souhaitez toucher et veillez à ce que l'invitation arrive dans les boîtes aux lettres deux semaines avantvotre événement . Ce courrier ou ce prospectus doit contenir toutes les informations nécessaires : l'adresse, les créneaux horaires et les modalités d'inscription. Ajoutez-y aussi une raison claire pour laquelle les gens doivent venir. Une affiche dans des bâtiments communaux, un article dans le journal de la commune et des publicités en ligne vous permettront d'élargir votre audience.

Vous traduisez les textes techniques et les plans en textes clairs et visuels explicites sur les panneaux d'information. Pas un mot de trop, pas un espace blanc de moins. Les mots en gras facilitent la lecture rapide, et un code QR renvoie vers des informations complémentaires. Vous préférez travailler avec des roll-ups ? Placez les informations les plus importantes à hauteur des yeux. Et s'il y a encore beaucoup de modifications de dernière minute, utilisez des écrans pour diffuser des panneaux d’information digitaux.

Lors de la séance d'information, tous les membres de l'équipe doivent transmettre le même message. C'est ainsi que vous dégagerez confiance et professionnalisme. Mettez-vous à l'avance d'accord avec l'équipe sur les réponses aux questions fréquemment posées. Évitez le jargon technique, restez transparent et, surtout, ne faites pas de promesses que vous ne pourrez pas tenir. Entraînez-vous à répondre aux questions lors d'une répétition générale (dry-run) et travaillez également vos compétences relationnelles, telles que l'écoute active et l'empathie.

Ceux qui ne peuvent pas se rendre à votre séance d'information apprécieront de pouvoir tout lire dans le journal le lendemain. N'oubliez donc pas d'inviter également des journalistes. Ne les mêlez pas au reste du public, mais organisez-leur une visite guidée exclusive peu avant le début de la séance. Remettez aux journalistes un dossier de presse contenant des informations pertinentes, des photos, des plans, des coordonnées et un communiqué de presse prêt à l'emploi. Et n'oubliez pas les citations percutantes de votre porte-parole, de votre CEO ou du bourgmestre.

Les portes se sont refermées, mission accomplie ? Pas totalement. Le lendemain de votre séance d'information, il vous reste encore du travail. N'oubliez pas de mettre à jour le site Internet du projet avec les panneaux d'information, des photos d'ambiance et un aftermovie. Envoyez une newsletter et partagez l’ensemble sur les réseaux sociaux. Et avant que l'actualité du moment ne prenne le dessus, rédigez un bref compte-rendu. Vous pourrez l’utiliser lors d’une réunion d'évaluation avec l'équipe du projet pour discuter de ce qui pourra être amélioré. Ainsi, votre prochaine séance d’information sera un succès encore plus grand.